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青岛大学档案馆实物档管理办法
字体【 】  2010-01-18  点击:[]

第一条为加强实物档案的管理,根据有关规定制定本办法。

第二条 实物档案的归档范围主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品,实体性科技成果、工装和设备等物品。

第三条实物档案的归档时间一般自形成后的第二年六月底前向档案

管理部门移交。由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的,可将应归档实物移交档案管理部门后,再办理档案借用手续。

第四条实物档案的归档要求:

(一)各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案馆,任何

部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

(二)归档的实物档案要保持整洁、无破损。

第五条 实物档案按物品种类分类。

第六条 实物档案的档号一般包括档案类目录、年度号、顺序号。

第七条 实物档案按种类结合级别或时间进行排列。

第八条 实物档案以“件”为单位,在同一位置粘帖口取纸,并填写档

号。

第九条 编制实物档案目录实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格

式。实物档案目录按实物档案的类别分别编制。

第十条 实物档案的交接应填写《档案移交(接收)登记表》,交接双

方应在《档案移交(接收)登记表》上签字。

第十一条 实物档案的保管

(一) 实物档案一般应专库或专柜陈列保管:

(二) 实物档案库房应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物

档案完好无损:

(三) 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂。

注:实物档案类目采用字母“SW”标识。

档号模式 年度—SW00—01~n

实物类档案二级类目代号简表

11奖牌、奖杯、锦旗、奖状、证书、荣誉册,

12废止印章,

13著名书画家和领导人书法、字画、题词等,

14信函、明信片,

15纪念品、赠品。

上一条:声像载体类档案工作规范

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