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声像载体类档案工作规范
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1 声像档案工作的基本原则

1.1凡反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

1.2 声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

1.3 声像档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门,经批准可设分室。

1.4 声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作的同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

1.5 要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,并逐步采用计算机管理手段,大力开发声像档案信息资源,为提高学校的教学、科研和管理工作水平服务。

2 声像档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面,具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

3 声像载体材料部门立卷和归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 视听(电教)中心、宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门,均为立卷单位,分工归口立卷。

3.1.2 声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本。

3.1.3 单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向档案部门(含分室)移交。

3.2 整理组卷

3.2.1 立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明,对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法,对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

3.2.2 立卷分类

3.2.2.1 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料;

3.2.2.2 纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料;

3.2.2.3 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等;

3.2.2.4 同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 综合管理材料,由视听(电教)中心立卷归档;

3.2.3.2 制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人立卷归档;

3.2.3.3 两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档;

3.2.3.4 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料,由档案部门负责征集或委托征集。

3.2.4 归档材料的整理

3.2.4.1 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、发潮的,要及时冲淡、风干。

3.2.4.2 根据声像载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。

3.2.4.3 照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者),其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

3.2.4.4 声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号,声像制作的文字材料整理要求按《青岛大学档案部门业务建设规范》第四条第3款执行。

3.2.4.5 声像制品的装具,一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片,可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

3.3 归档验收

3.3.1 声像材料形成部门应在规定时间向档案部门(含分室)办理移交手续,填写移交目录一式二份,各执一份备查。

3.3.2 归档的声像载体的文件材料,必须符合本规范的案卷质量要求。

3.3.3 综合管理材料和照片档案归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。

4 声像档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据声像档案的内容、特点和不同类型的载体,编制用于档号的二级类目(载体)代号(代码)简表

4.1.3 声像类档案档号=年度号+声像类档案分类号+保管单位号

模式如下:

保管单位依不同载体而定,可以是卷、册、盒、盘,也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。年度用声像档案形成的自然年度。

4.2 编目

4.2.1 档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号,也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

4.2.2 登录声像档案目录,按不同载体档号先后顺序,以保管单位为对象填写,并注明相应的参见号。

4.2.3 按照GB3792.4—85《非书资料著录规则》编制题名,案卷级声像档案和资料著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

4.2.4 为方便查阅档案,应编制各种分类目录和专题目录。

4.3 将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中,在本校的信息系统建立后,按要求与之联网。

4.4 排架、保管

4.4.1 按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

4.4.2 照片库房保持温度15—25℃,湿度55—65%。其他声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18—24℃,相对湿度宜35—45%,要有专用的设备和必要的保护措施,要避开30奥斯特以上的磁场。

4.4.3 每年定期检查库房的“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度,保持库房整洁。

4.4.4 每两年对库存档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。

4.4.5 照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

4.4.6 录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

4.4.7 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。

4.4.8 母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管,并特别标明。

附件一:

声像载体档案归档范围和保管期限表

(参见前面十一大类档案工作规范的附件一)

附件二:

声像载体档案二级类目代号简表

SX 代码

12照片

13录音带 A

14录像带 V

15幻灯片 L

16磁盘 RP

17影视胶片 F

18缩微胶片 M

19光盘 RG

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