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人物档案工作规范
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1 人物档案工作的基本原则

1.1 凡在我校和曾在我校工作过的享受国务院特殊津贴者(包括对国家有突出贡献的中青年专家、省拔尖人才)、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范和中国科学院院士、中国工程院院士。这些人物在教学、科研及社会活动中形成的具有保存价值的文字材料、声像材料和实物等,均属人物档案。

1.2 人物档案是记录和反映学校发展过程中著名人物的重要资料和凭据,是学校档案的重要组成部分。

1.3 为尊重知识、尊重人才,继承和发展科学文化成果,全面反映我校历史面貌,人物档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

1.4 人物档案是一种比较特殊的档案,它是以人物为中心,收集人物在历年有关重要活动中产生的材料。有关部门的专(兼)职档案人员在所属的范围内,应随时把有关人物的材料收集齐全移交到学校档案馆,以确保人物档案的完整性。

1.5 “人物”一经确定,人物所在的部门要有一位领导分管人物档案工作,由所在部门的专(兼)职档案人员负责收集、积累、整理、归档。“人物”本人或亲属等也可提供相关资料,使人物档案不断丰富、充实。

1.6 努力实现学校的人物档案集中管理和科学化管理,大力开发信息资源,充分发挥人物档案在学校的教学、科研、管理及师生的思想教育中的作用。

2 人物档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的人物材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.1.2 归档的人物材料必须反映各类著名人物在重大活动中的全过程,保证材料的完整、准确、系统。

2.1.3 归档的人物材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现人物在某个学科领域、有较深造诣和突出成就的特点。

2.2 归档的主要内容和重点。

2.2.1 归档的主要内容包括人物的生平、简历、传记,人物撰写和与他人合作撰写的正式发表的著作、译著、论文、译文,各种笔记、手稿、证书、证章等有价值的文件材料,具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是人物在教学、科研、党政管理以及社会实践各个环节活动中形成的有影响的不同载体的文件材料,尤其要同人物的特殊身份相吻合。

2.3 归档材料来源

“人物”本人是“人物档案”归档材料来源的主要对象,人物所在的单位、宣传、报刊、电教、离退办等部门,凡有形成不同载体的人物档案的部门,都是人物档案材料来源之处,其他包括人物的家属、亲朋好友以及秘书、学生等有关人员,要配合档案馆的工作人员,做好人物档案的宣传、征集工作。

3 人物材料的立卷和归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 人物本人或亲属及人物所在的单位、学校宣传、报刊、电教、离退办等部门均为立卷人或立卷单位。根据归档范围,收集各年度,由本人或本单位形成的档案材料,分工归口立卷。

3.1.2 各立卷人或单位兼职档案员应注意归档材料的积累和保管,将个人的有关材料收集整理放入材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确,及时进行补充。

3.1.3 档案馆工作人员随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

3.1.4 经档案馆检查认可后,将归档材料加以整理,按彼此之间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,编好卷内目录。

3.2 整理组卷

3.2.1 人物档案按人物的综合、正式出版物或手稿等,以及不同载体进行分类组卷,一类组成一卷或若干卷,不可交叉组卷或混年组卷,卷内文件按时间顺序排列。

3.2.2 卷内文件材料,须除去金属物,对破损的文件材料进行修补,卷内文件材料以左下方对齐,在左侧用线装订。

3.2.3 页、件号的编制,装订的案卷无论单面或双面,只要有书写的文字,均应依次在非装订一侧右上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项用钢笔填写。

3.2.4 “人物”档案标题,以每本书籍著(译)者、书名为标题,其他案卷题名可根据该卷主要内容自拟。如专著、译著已归入科研类、出版类等档案内的,在卷内目录备注中应注明参见号。

3.2.5 奖状、证书、证章的整理应保持原件的完整、清洁,档案专用章盖在另一张小卡片上,填写档号及件号后,将小卡片贴在证书的背后或证章的盒子内。

3.2.6 卷内目录和备考表要求填写详细,填写时用碳素墨水,字迹要工整清晰。

3.3 归档验收

3.3.1 学校档案馆分管“人物”档案的工作人员,应了解每年有无新增“人物”,随时和所属部门的兼职档案人员取得联系,及时指导、检查移交的文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡符合规定要求的案卷,才能办理移交。

3.3.2 移交时填写移交目录,移交目录一式两份,双方各执一份。

3.3.3 一年可分两次移交人物档案,上半年为6月,下半年为12月。

4 收集办法

4.1 凡属归档范围内的材料,应及时向档案馆移交。

4.2 不属归档范围的,本人自愿赠给学校的,按有关捐赠规定处理。

4.3 对一些珍贵的实物、原件等,本人需要保留所有权的,可采取寄存等办法处理。

5 人物档案的管理

5.1 分类编号

5.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引、给出检索分类号。

5.1.2 根据学校人物档案的内容特点和形成规律,编制用于档号的二级类目代号简表。

5.1.3 人物类档案档号=年度号+人物档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。

5.2 编目

5.2.1 档案部门对接受的案卷在背脊上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。

5.2.2 登记人物档案目录,按档号先后顺序,以案卷为对象填写。

5.2.3 及时将著录数据存贮到计算机中,用计算机进行管理并与学校信息系统联网。

5.3 排架、保管

5.3.1 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排架。

5.3.2 保管按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

5.4 档案的补充

5.4.1人物档案是“人物”经确立后,开始收集整理的案卷,它既有人物在被确立之前的部分档案,又有确立之后每年新增加的档案,要及时收集、积累、整理和编目,不断充实人物档案的内容,使其齐全完整。

附件一:

人物类档案归档范围和保管期限表

RW11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

人物的生平、传记

永久

2

国内外各种报刊、杂志对人物的评论

永久

3

对已故人物的唁电、唁函及有关材料

永久

RW12 人物业绩

序号

类 目 名 称

保管期限

1

人物的专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义

永久

2

人物撰写的论文、重要报告

永久

3

人物各种有价值的笔记和手稿

永久

4

人物有关学术方面的有价值的书信

永久

5

人物获得的奖状、奖品、证章、证书、聘书、任命书等

永久

RW13 人物其他载体

序号

类 目 名 称

保管期限

1

反映人物在各个时期重要学术活动及个人生活的照片、底片、录音、录像等材料

永久

2

人物使用过的有重要保存价值的实物以及赠送他人的礼品

永久

附件二:

人物类档案二级类目代号简表

RW

11综合

12业绩

13其他载体

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