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财会类档案工作规范
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1 财会档案工作的基本原则

1.1 学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料,均属财会档案。

1.2 学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是学校全部档案的重要组成部分。

1.3 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

1.4 财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

1.5 财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段,将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资源,为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

2 财会档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附表一。

2.2.2 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

3 财会文件材料的部门立卷及归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 学校财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成和积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

3.1.2 财会部门的专(兼)职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。

3.1.3 学校档案部门应了解会计业务,监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。

3.2 整理组卷

3.2.1 学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位,均为一个立卷部门,分工归口立卷。

3.2.2 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案部门移交。

3.2.3 遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,保管期限分别整理组卷。

3.2.4 按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3.2.5 财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜。

3.2.6 案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明、确切地反映卷内材料内容,包括责任者、内容和文件类型、名称;用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

3.2.7 卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷,按规定格式填写,用钢笔或毛笔书写,禁止使用圆珠笔、铅笔。

3.2.8 编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在有书写文字的非装订线一侧的上角。

3.2.9 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。

3.2.10 备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

3.2.11 卷内文件材料要去掉金属物,对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

3.2.12 案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

3.3 归档验收

3.3.1 当年产生的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理组卷,请档案部门进行审查。

3.3.2 财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前由财会部门的专(兼)职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后,连同案卷集中向学校档案部门办理移交手续。

3.3.3 财会部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案部门有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

3.3.4 学校档案部门接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财务部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

3.3.5 档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

4 财会档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据财会档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3 财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号。

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考附件一。凭证、报表按年月序,帐簿按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序。

4.2 编目

4.2.1 学校档案部门以案卷为对象登录目录,并编制分类目录、专题目录等。

4.2.2 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制案卷级、文件级档案著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

4.2.3 每个案卷脊背上应贴有财会档案档号的标签,其位置距离底边40毫米处。

4.3 保管

4.3.1 案卷入库时,应全面检查帐、物、卡是否相符。然后按档号排列。

4.3.2 库房保管条件和其他技术要求,按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

附件一:

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

学校基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

长期

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类 目 名 称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

短期

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

5

季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类 目 名 称

保管期限

1

涉及外事会计帐簿

永久

2

总帐

长期

3

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

4

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

5

学校专项基金帐簿

短期

6

日记帐

其中:现金、银行存款日记帐短期

长期

7

固定资产明细帐(卡片)

(固定资产报废清理后保管五年)

短期

CK14 会计凭证

序号

类 目 名 称

保管期限

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

各种原始凭证、记帐凭证、记帐帐单

短期

3

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期

4

银行存款余额调节表

短期

5

会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

6

银行对外帐单

短期

7

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类 目 名 称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、变动通知存根

长期

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

附件二:

财会类档案二级类目代号简表

CK

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

奖金、助学金入此

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