您当前所在的位置:  首页 >> 工作规范 >> 正文
背景颜色:        
外事类档案工作规范
字体【 】  2010-06-18  点击:[]

1 外事档案工作的基本原则

1.1 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

1.2 外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

1.3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

1.4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、归档。

1.5 努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

2 外事档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

2.1.3 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

2.2.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

3 外事文件材料的部门立卷与归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总,整理组卷,按规定向学校档案部门移交。

3.1.2 归档的外事文件材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。

3.1.3 外事文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

3.2 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到上班。

3.3 整理组卷

3.3.1 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

3.3.2 对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。

3.3.3 拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补。

3.3.4 外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。

3.3.5 幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管。档号与文字材料一致。

3.3.6 以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号标在非装订线一侧的上角。

以盒(袋)装形式保管的外事文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。

3.3.7 填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录,卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。

每个案卷组成以后,都要填写备考表,写明本案卷文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。

3.3.8 外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同档案馆协商后确定。

3.4归档验收

3.4.1由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内目录之前。

3.4.2移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。

3.4.3移交时填写移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

3.4.4外事档案在次年6月底前归档。

4外事档案的管理

4.1分类编号

4.1.1按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2根据外事档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水,年度按自然年度,留学生按入学的年度(“级”)。

4.2 编目

4.2.1 在每卷档案脊背上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。

4.2.2 编写外事档案目录,按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写。

4.2.3 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制外事档案案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

4.2.4 认真登记外事档案专题目录、分类目录。

4.3 排架、保管

4.3.1 按档号顺序排架。

4.3.2 按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条要求进行保管。

附件一:

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于外事工作的文件材料

长期

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

长期

5

学校外事工作的请示报告和上级批复

永久

6

学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册

长期

WS12 出国(境)

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

2

国际学术会议论文长期

长期

3

投寄国外的学术论文长期

长期

4

出国(境)人员考察、访问材料长期

长期

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料长期

长期

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

7

国际比赛、竞赛长期

长期

WS13 来校

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

5

国际比赛、竞赛

长期

WS14 国际合作与会议

序号

类 目 名 称

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5

双方互赠的礼品、纪念品

长期

6

国际会议的有关材料

长期

WS15 外国留学生工作

序号

类 目 名 称

保管期限

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

长期

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

学位论文及学位证书复印件

长期

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

长期

附件二:

外事类档案二级类目代号简表

WS

11综合

12出国(境)

国际合作与会议材料入WS14

13来校

外国留学生工作材料入WS15,国际会议与合作材料入WS14

14国际合作与会议

15外国留学生工作

上一条:出版类档案工作规范 下一条:财会类档案工作规范

关闭

总访问量:

版权所有 青岛大学综合档案馆 地址:青岛市宁夏路308号 邮编:266071 电话:0532-85953087 邮箱:dag@qdu.edu.cn
Copyright (C) 2014 www.qdu.edu.cn All Rights Reserved