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出版类档案工作规范
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1 出版档案工作的基本要求

1.1 学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。

1.2 出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

1.3 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各社、部(室)负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

1.4 校报社、学报编辑部,出有刊物的各系、所,要有一位负责人分管出版档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同校档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

2 出版档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。

3 出版文件材料的部门立卷和归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,将全部材料收集整理放入材料积累袋内,并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。

3.1.2 出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,放入案卷内,拟出标题,经部(室)主任审查和专(兼)职档案员检查后,编好卷内目录,连同原稿、清样、样书(均须写入目录内),依次放入袋内。

3.2 整理组卷

3.2.1 出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

3.2.2 跨年的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

3.2.3 出版档案的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,用线装订。

3.2.4 卷内材料以左下方对齐,并在左侧装订。照片和不便装订的手迹,应放入特制的小纸袋内装订,装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。

3.2.5 页、件号的编制,按卷内文件材料顺序排列,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编页号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。样书只编件号。

3.2.6 卷末备考表应逐项认真填写。

3.2.7 出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

3.3 归档验收

3.3.1 书刊出版后一个月内,责任编辑应向本社、部(室)专(兼)职档案员归档,经验收合格后,发给凭据,社部(室)负责人和财务部门方可按此签发稿费通知单和发放稿费。

3.3.2 各社、部(室)的专(兼)职档案员应在次年六月底前,将上年应归档的出版档案,集中向校档案部门移交,移交时填写移交目录一式二份,双方各执一份。

3.3.3 出版物版权转移到校外出版社时,档案一般应随同转移,或者将有关材料退还给作者。

4 出版档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据出版档案的内容结构和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3 出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度用出版物的出版年度。

4.2 编目

4.2.1 在案卷脊背上填写档号,也可另行在脊背下端40毫米处,贴上记有档号的标签。

4.2.2 以案卷为单位登录目录。按档号先后次序填写。

4.2.3 按出版物类型登录分类目录和专题目录。

4.2.4 按照GB3792.5—85《档案著录规则》编制图书、校样保管卡、案卷级、文件级出版档案著录卡,作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

4.2.5 及时将所编制的各种出版物档案数据贮入计算机数据库,进行检索和管理,条件具备时可与学校信息系统联网检索。

4.3 排架、保管

4.3.1 案卷入库必须做到物、帐、卡相符。然后按档号顺序排放。

4.3.2 保管和其他技术要求,按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条规定执行。

4.3.3 音像出版物类只保存纸质文字材料部分,不同载体的音像出版物本身,编制相同档号另设专柜保存。具体要求参照《声像载体档案工作规范》的有关条款执行。

附件一:

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合管理

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短期

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

短期

CB12-15 出版物项目

序号

类 目 名 称

保管期限

1

编辑出版合同、协议书

长期

2

出版请示和批复

长期

3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

长期

4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

长期

5

封面设计图样

短期

6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

7

出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

短期

8

获奖或受查处情况的文件材料

长期

9

有参考价值的读者来信、重要评论

短期

10

再版修改意见

短期

以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物可酌减。

附件二:

出版类档案二级类目代号简表

CB

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

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