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仪器设备档案工作规范
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1 设备档案工作的基本原则

1.1 凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。

1.2 设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。

1.3 设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。

1.4 要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校的教学、科研和管理服务。

2 设备档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

2.1.4 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附表一。

2.2.2 归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

2.2.3 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

3 仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

3.1 设备文件材料的形成与积累

3.1.1 学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

3.1.2 从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交档案部门。

3.1.3 设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

3.1.4 重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

3.1.5 学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

3.1.6 学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

3.1.7 设备文件材料,必须用钢笔书写,严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。

3.1.8 设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

3.2 整理组卷

3.2.1 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

3.2.2 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

3.2.3 将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

3.2.4 设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

3.2.5 卷内的文件材料按文字材料在前,图表在后的要求排列。

3.2.6 拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。

3.2.7 设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

3.2.8 全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号从1开始,页号位置在非装订线一侧的上角,对不装订卷在每件文件右上角加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。

3.2.9 认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。

每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。

3.2.10 拟定案卷封面各栏目,案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题,控制在100个字符以内。

3.2.11 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为长期保管;设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定为与设备共存。

3.2.12 设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

3.3 归档验收

3.3.1 设备管理部门的专(兼)职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查,再向档案部门归档,归档时双方签字,各持一份备查。

3.3.2 设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。

4 设备档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,并参照教育部一九八九年五月编制的高等学校固定资产分类目录,自行按设备种类或型号编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3 仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度用仪器设备购置的年度。

4.2 编目

4.2.1 在每卷档案脊背上填写档号,也可另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。

4.2.2 编写设备档案目录。按档号先后顺序,以案卷为对象填写。

4.2.3 按照《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

4.2.4 认真登记设备档案的分类目录和专题目录。

4.3 排架、保管

4.3.1 按档号顺序排架。

4.3.2 保管要求按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

附件一:

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

长期

2

本校仪器、设备管理的规章制度

长期

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期

4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

长期

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

SB12 仪器设备项目

序号

类 目 名 称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

长期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

5

开箱记录及装箱单

长期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

7

验收报告及文件材料

长期

8

索赔来往函件及结果文件

长期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

附件二:

仪器设备类档案二级类目代号简表

SB

11综合

[12]按设备仪器种类或型号设置类目

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