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产品生产与科技开发类档案工作规范
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1 产品生产与科技开发档案工作的基本原则

1.1 学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

1.2 产品档案必须实行集中统一管理,保证档案的完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

1.3 产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一,也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一,必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时,同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

1.4 实现产品档案的科学管理,逐步采用先进管理手段,大力开发档案信息资源,为学校工作和社会建设服务。

2 产品生产与科技开发档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的产品生产与科技开发文件材料,必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的产品生产与科技开发文件材料,必须遵循自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并且有成套性。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是各经济实体申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。

3 产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 产品生产与科技开发单位接受任务后,应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务,并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。

3.1.2 工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。

3.1.3 档案部门应深入工厂、公司,了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。

3.1.4 归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式,图纸签字手续完备。

3.1.5 归档材料一般归档一份(原件),重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。

3.2 整理组卷

3.2.1 产品鉴定或定型后,产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系,整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后,再送交校档案部门。

3.2.2 根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,将每个产品项目组成一卷或多卷,反映整个产品项目关键材料放在首卷,底图单独存放。

3.2.3 若一个项目文件材料少时,应将文字材料在前,蓝图在后进行组卷,底图单独存放。

3.2.4 与各产品项目关系密切的管理性文件,应列入产品项目类中组卷。

3.2.5 底图、蓝图的格式和编号,必须符合国家标准。配套图必须附有目录。

3.2.6 幅面大于卷盒的文件材料以及图纸,按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放,严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。

3.2.7 卷内文件材料应按正件在前,附件在后排列。

3.2.8 对组好卷的技术文件材料进行逐页编号,每卷页号从1开始,无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料,每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的上角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记章,并逐项填写。

3.2.9 填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之上,备考表放在卷内材料尾页之后。

3.2.10 对蓝图、底图等不装订的文件材料,要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。

3.2.11 产品技术负责人应填写归档说明书,归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。

3.2.12 草拟案卷封面,经档案部门审查后,用毛笔填写。标题应简明、准确。

3.2.13 产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见,经技术管理部门同意后确定。

3.2.14 产品生产与科技开发文件材料采用案卷或卷盒两种方式保管。

3.2.15 和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷,专柜保管,档号应与有关文字材料卷一致。

3.3 归档验收

3.3.1 新产品在成型鉴定前,档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定投产工作。

3.3.2 在产品定型鉴定(或验收)后两个月内,应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料,由各有关部门按年度向技术管理部门移交。

3.3.3 因某种原因工作中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

3.3.4 技术管理部门应认真填写档案移交目录一式二份。连同案卷一起交档案部门清点后,双方在移交目录上签字盖章,各执一份,以备查用。

3.3.5 管理性材料,应在次年六月底前完成归档任务。

4 产品生产与科技开发档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据产品档案的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3 产品生产类档案档号=年度号+产品生产与科技开发档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度。

4.2 编目

4.2.1 档案部门应对产品档案编制目录,按档号先后顺序登录。

4.2.2 按照GB3792.5——85《档案著录规则》编制产品档案案卷级、文件级著录卡、作为手工检索和计算机采集卡使用。

4.2.3 为了方便利用,应编制各种分类目录、系列产品专题目录。

4.2.4 在每卷档案脊背上填写档号,也可以另行贴上有档号的标签,标签下沿位置距离底边40毫米处。

4.3 排架、保管

4.3.1 按档号顺序排架。

4.3.2 保管按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

4.4 档案的补充与修改

4.4.1 已归档的技术文件材料需要更改时,必须填写更改通知单,经产品设计(研制)组负责人或有关主管负责人批准同意后,方可更改有关技术文件材料。

4.4.2 对修改后的各种底图,应重新绘制蓝图,连同更改通知单一并归档。

4.4.3 更改一般是谁设计谁更改,协作单位应会同主要设计单位进行更改,按协议、合同办理。更改必须履行审批手续,未经批准,任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

4.4.4 对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目,补充材料少可归入有关案卷内,材料多时应单独组卷编目。

附件一:

产品生产与科技开发类档案

归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

长期

2

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

长期

3

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示长期

长期

4

产品生产与科技开发的管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

长期

5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

永久

CP12-1 销售管理

序号

类 目 名 称

保管期限

1

产品用户清册

长期

2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

长期

3

用户反馈的产品技术文件材料

长期

4

产品说明书、宣传品、广告样张

短期

5

产品用户交验协议

短期

CP12-2产品计划准备阶段材料

序号

类 目 名 称

保管期限

1

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长期

CP12-3产品生产设计(研制)阶段材料

序号

类 目 名 称

保管期限

1

总体方案设计材料

长期

2

全套设计定型图纸

长期

3

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

长期

4

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

长期

5

阶段性技术总结、产品设计工作总结,设计定型报告及批复

长期

6

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

长期

CP12-4产品生产试制与鉴定阶段材料

序号

类 目 名 称

保管期限

1

试验大纲、试验记录及试验工作总结

长期

2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

长期

3

试验规程和记录、样机底片、照片等

长期

4

得奖材料、专利材料

长期

5

论文、专著

长期

CP12-5产品生产阶段材料

序号

类 目 名 称

保管期限

1

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

长期

2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

长期

3

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

长期

4

材料定额和代用单、工时定额

短期

5

生产定型报告及批复长期

长期

6

重大质量事故分析、重要联席会议纪要

长期

7

各种更改单及技术通知单

长期

8

生产工作总结报告、技术工作总结报告

长期

附件二:

产品生产与科技开发类档案

二级类目代号简表

CP

11综合

[12]按产品项目设置类目

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