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科学技术研究类档案工作规范
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1 科研档案工作的基本原则

1.1 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案。

1.2 科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

1.3 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节。必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

1.4 要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变,并逐步采用先进管理技术手段,大力开发档案信息资源,为学校工作和社会发展服务。

2 科研档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

2.1.4 几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

2.1.5 与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

2.2.3 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

3 科研文件材料的部门立卷与归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

3.1.2 由课题组兼职档案员到学校科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

3.1.3 学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

3.1.4 档案部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

3.1.5 归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。

3.1.6 科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。

3.2 整理组卷

3.2.1 坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

3.2.2 根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3.2.3 内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

3.2.4 拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

3.2.5 科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒(夹)等方式保管,每件科研文件材料用线装订。

3.2.6 科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记、并逐项填写。

3.2.7 除密不可分的配套声像载体材料外,其余均应分别组卷专柜保管,档号必须与文字材料卷保持一致,并按《声像载体档案工作规范》要求处理。

3.2.8 课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

3.2.9 填写卷内目录、备考表和案卷封面。

3.2.10 课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

3.3 归档验收

3.3.1 科研管理部门负责管理性文件归档,各课题组直接向档案部门归档。

3.3.2 归档时间

3.3.2.1 研究课题在鉴定验收后两个月内归档。

3.3.2.2 暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

3.3.3 重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

3.3.4 归档时档案部门应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见,加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者,学校档案部门拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。

3.3.5 课题组填写科研档案移交目录一式两份,连同案卷向档案部门移交,然后经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

4 科研档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引、给出检索分类号。

4.1.2 根据科研档案的内容和特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表。

4.1.3 科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目用完成年度。

4.2 编目

4.2.1 档案部门对接收的案卷在卷脊上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离案卷脊背底边40毫米处。

4.2.2 登记科研档案目录,按档号先后顺序,以案卷为对象填写。

4.2.3 编制各种分类目录、专题目录,按照GB37925—85《档案著录规则》编制课题案卷级,文件级科研档案著录卡,作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

4.3 及时将编制的科研档案著录卡的数据存贮到计算机数据库中,用计算机进行管理并与学校信息系统联网。

4.4 排架、保管

4.4.1 按档号顺序排架

4.4.2 与文件材料配套的声像文件材料,按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4.4.3 保管按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

4.5 档案的补充与修改

4.5.1 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

4.5.2 对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意,未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

4.5.3 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

附件一:

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

科研行政管理文件材料

长期

2

科研计划管理文件材料

长期

3

科研成果管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

学会工作(学术活动)材料

短期

KY12-1 科研准备阶段

序号

类 目 名 称

保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

KY12-2 研究实验阶段

序号

类 目 名 称

保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

长期

5

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

KY12-3 总结鉴定阶段

序号

类 目 名 称

保管期限

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术决窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长期

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

长期

9

课题工作总结

长期

KY12-4 申报奖励阶段

序号

类 目 名 称

保管期限

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书的原件或影印件

永久

KY12-5 推广应用阶段

序号

类 目 名 称

保管期限

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短期

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

6

成果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

长期

附件二:

科学研究类档案二级类目代号简表

KY

11综合

科研经费管理、学术活动材料入此

[12]按项目设置类目

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