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教学类档案工作规范
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1 教学档案工作的基本原则

1.1 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

1.2 教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是学校档案的主体、核心和重点。

1.3 教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目,如本科生毕业论文,实习报告等可由系保存,学校档案部门只按一定的比例择优接收。

1.4 教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

1.5 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案人员,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交。

1.6 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

1.7 逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

2 教学档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件一。

2.2.2 归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3 教学文件材料的部门立卷与归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 每年新学年开始后,由分管档案工作的校(院)长向各院、系、处部署新学年工作时,同时向院、系、处办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。

3.1.2 教务部门会同档案部门向各院、系发放各种教学文件材料表格,学籍登记表,积累用卷宗(袋)等。

3.1.3 院、系、处专(兼)职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

3.1.4 档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

3.1.5 归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

3.1.6 教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外,根据实际情况,酌加副本。

3.2 整理组卷

3.2.1 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各院、系或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

3.2.2 根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.2.3 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

3.2.4 卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

3.2.5 卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,对破损的文件材料应进行修补。

3.2.6 凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

3.2.7 各种材料大小均为国标A4,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

3.2.8 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

3.2.9 透明图纸用缝纫机打图边,并贴上标签,填写张号及与文字报告一致的档号。

3.2.10 按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位者,应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

3.2.11 填写卷内目录及备考表。

3.3 归档验收

3.3.1 移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

3.3.2 移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

3.3.3 教学综合管理文件次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

4 教学档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目、三级类目代号简表。

4.1.3 教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的,可采用入学时的年度(“级”)。

4.2 编目

4.2.1 每卷档案脊背上需填写档号,也可另行贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。

4.2.2 登录教学档案目录,按档号顺序,以案卷为对象填写。

4.2.3 编制各种分类目录和专题目录,积累到一定程度后,打印汇编出版。及时将编制的教学档案数据输入计算机数据库,逐步实现与学校信息系统的联网。

4.3 排架、保管

4.3.1 按档号顺序排架。

4.3.2 保管要求按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

4.3.3 与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案,按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4.4 档案的补充与修改

4.4.1 各院、系、处随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档,档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置,并在卷内目录、帐本上补充填写。

4.4.2 凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准;未经批准,不得修改任何文件材料。

附件一:

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 综合

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

非学历教育的培训班、进修班材料

长期

6

统计报表

永久

7

学生运动会材料

长期

JX12 学科与实验室建设

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

2

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

JX13 招生

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

5

招生宣传、招生工作总结

短期

6

研究生入学试题及指导教师名册

长期

JX14 学籍管理

序号

类 目 名 称

保管期限

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

6

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

长期

7

学生处分材料

长期

JX15 课堂教学与教学实践

序号

类 目 名 称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排、校历表、课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

JX16 学位

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

5

本科生优秀学士学位论文

长期

6

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

JX17 毕业生

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关毕业分配的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生供需统计、计划、合同

长期

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

长期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

JX18 教材

序号

类 目 名 称

保管期限

1

自编、主编教材

长期

2

各系各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

附录:存系教学类档案

序号

类 目 名 称

保管期限

1

本科生毕业论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表

短期

3

教师任课安排、教案

长期

4

优秀实习报

短期

5

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

教师工作量核算、登记材料

短期

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