您当前所在的位置:  首页 >> 工作规范 >> 正文
背景颜色:        
党群、行政类档案工作规范
字体【 】  2014-05-18  点击:[]

1 党、政档案工作的基本原则

1.1 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党、政档案。

1.2 党、政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

1.3 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

1.4 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各学院、各部门的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

1.5 学校各学院、各部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

1.6 要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党、政档案的作用。

2 归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.1.2 归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、人物、声像管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容,具体范围见附件一、二。

2.2.2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

3 党、政文件材料的部门立卷和归档流程

3.1 形成与积累

3.1.1 学校各学院、各部门均为立卷单位,分工归口立卷。

3.1.2 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,参照附件一,编制案卷类目。

3.1.3 每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归卷。

3.2 立卷

3.2.1 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

3.2.2 立卷分工

3.2.2.1 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

3.2.2.2 以党委、学校名义的发文,由党办、校办分别立卷归档(重要的应保存两份以上)。以部门名义的发文,由各部门立卷归档(重要的也应存两份以上)。

3.2.2.3 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

3.2.2.4 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党办或校办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷归档。

3.2.2.5 两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

3.2.2.6 各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其他单位。

3.2.2.7 重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

3.2.3 立卷程序

按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐归卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:

3.2.3.1 检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整,同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

3.2.3.2 检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3.2.3.3 检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

3.2.3.4 检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

3.2.4 立卷分类

3.2.4.1 分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

3.2.4.2 分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开

3.2.4.3 分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

3.2.5 立卷组合

3.2.5.1 立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

3.2.5.2 立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行:

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

简报按名称或期号组合;

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

3.2.6 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

批复、批示在前,请示、报告在后;

正件在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

其它文件材料按时间顺序排列。

3.2.7 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。

3.2.8 成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

卷内文件应逐件加盖档号章;并填写档号章的各个项目,编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角,卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。

3.2.9 填写卷内文件目录

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加[ ]号。

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“•”号。

页号:卷内文件起止页的编号。

3.2.10 填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人:由组成本卷的责任者签名。

检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

3.2.11 拟写案卷标题。要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外,不得用“×××文件材料”;除一般函件外,不得用“×××来往文书”;除了非诉讼案件材料外,不得用“×××案件”。

3.3 归档验收

文书立卷部门整理好案卷,学校档案部门派人检查合格后,填写移交目录,在次年六月份以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

4 党、政档案的管理

4.1 分类编号

4.1.1 按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类标引,给出检索分类号。

4.1.2 根据学校党、政档案的内容特点和形成规律,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3 党群(行政)类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号

模式如下:

案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。

4.2 编目

4.2.1 档案部门对接收的案卷,在其卷脊档号栏书写档号,也可以帖上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。

4.2.2 按分类原则编制党、政档案案卷目录。

4.2.3 及时将著录数据存贮到计算机中,用计算机进行管理,并与学校信息系统联网。

4.3 排架、保管

4.3.1 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。

4.3.2 保管要求按《青岛大学档案部门业务建设规范》第七条执行。

附件一 :

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合

序号类 目 名 称保管期限

1上级党组织有关党的建设的文件材料

(如文件是针对本校的,则永久保存)长期

2本校党代会文件材料永久

3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久

4党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永久

5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久

6以党委名义召开的工作会议材料永久

7校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

9党委工作简报永久

10党委大事记永久

11党群系统启用印章的文件和印模永久

12党群系统重要统计材料永久

13党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期

14党委保密的有关文件长期

15重要的群众来信来访及处理材料长期

16重要电话记录长期

17党委成立的临时机构形成的文件材料长期

18党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期

19分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期

20分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期

21分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期

DQ12 纪检 监察

序号类 目 名 称保管期限

1上级关于纪检、监察工作的文件长期

2纪委、监察工作规章制度长期

3纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表永久

4纪委、监察工作的会议记录长期

5党员处分、干部处分的有关材料长期

6党员、干部的申诉信及复查结论材料长期

7群众来信来访及处理意见短期

DQ13 组织

序号类 目 名 称保管期限

1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期

2本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久

3本校党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等。

(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。

(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。

永久

长期

短期

4本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久

5落实政策的有关材料长期

6副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)永久

7副处级以上干部名册永久

8总支、支部改选报告、审批材料长期

9各总支、支部委员名册长期

10党员名册长期

11关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期

12发展新党员、预备党员转正的名册长期

13党费收支情况及统计材料长期

14党员组织关系转进、转出介绍信存根长期

15本校出席全国、省、市党代会名单、登记表及有关材料长期

16入党积极分子培训学习计划、通知、名册及有关材料长期

17本校党校形成的文件材料长期

DQ14 宣传教育

序号 类 目 名 称 保管期限

1上级关于宣传工作的文件 长期

2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期

3教职工政治思想工作动态及调查材料 长期

4理论学习的决定、通知、计划、总结 长期

5反映本校重大活动的剪报及图表 永久

6上级有关学生思想政治工作的文件 长期

7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久

8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久

9学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期

10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期

11各系学生政治工作人员各单 长期

DQ15 统战

序号类 目 名 称 保管期限

1上级关于统战工作的文件 长期

2本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结 永久

3统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久

4本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久

5台、港、澳和侨务工作材料 长期

6各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期

7统战工作重要会议记录 长期

DQ16 工会

序号类 目 名 称保管期限

1上级有关工会工作的文件长期

2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久

3教代会、职代会、会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)长期

4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期

5处分会员的有关材料长期

6工会委员会会议记录、纪要短期

7基层工会干部名册长期

8会员名册长期

9妇女工作材料(“三八”红旗手、先进集体的材料入此)长期

10家属工作材料(五好家庭的材料入此)长期

11上级有关计划生育工作的文件长期

12有关计划生育工作的请示、报告及批复、统计报表永久

13关于计划生育工作的计划、总结、规定、办法及会议记录永久

14领取独生子女证名册长期

15领取独生子女备用金保险证名册长期

DQ17 团委

序号类 目 名 称保管期限

1上级关于团的工作文件长期

2本校团代会、学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)永久

3团委工作计划、报告、总结及规章制度永久

4团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期

5表彰和奖励先进团支部、优秀团干部的材料长期

6处分团员的材料及复查材料长期

7批准入团、离团材料及名单长期

8团干部名单、团员名单长期

9团员团组织关系转出、转入介绍信及存根长期

10团的组织机构、团干部任免报告及批复永久

11团工作的统计报表永久

12团委会议记录长期

13学生会文件、材料长期

14本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期

15各分团委的有关材料长期

16研究生会的有关材料长期

17团委牵头进行的重大活动的有关材料长期

18社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期

附件二:

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11 行政综合

序号类 目 名 称 保管期限

1上级有关高校行政管理的综合性文件 长期

2全校性的规章制度(规定、办法、条例、通知、通报、布告) 永久

3学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久

4校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久

5校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久

6全校性的工作会议、座谈会文件 长期

7校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期

8本校教育事业规划、计划及上级批复 永久

9学校评估材料 永久

10教职工代表大会文件材料 长期

11本校向上级的请示及其批复 永久或长期

12本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 长期

13有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久

14学年报表及综合统计 永久

15启用印章的文件及印模 永久

16本校历史沿革、情况介绍 永久

17本校大事记、简报、信息、动态等 永久

18校史工作材料 永久

19校友工作材料 长期

20校庆工作材料 长期

21群众来信来访文件材料 长期

22普选工作材料 短期

23上级有关与各学院的来文 长期

24各学院会议记录、纪要、简报 长期

25各学院工作计划、总结、报告 长期

26各学院开展各种学术活动的文件 长期

27各学院与国内单位协作的材料 长期

28各学院统计年报及重要资料 长期

XZ12 人事

序号类 目 名 称保管期限

1上级机关有关人事工作的文件长期

2本校人事工作的规章制度长期

3人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录永久

4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久

5关于校内机构设置、变化的文件材料永久

6人事处权限内的干部任免文件及名册永久

7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期

8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期

9教职工动态月报长期

10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久

11教师进修计划、安排、总结长期

12教师工作量的规定及执行情况长期

13教师业务考核材料长期

14人事统计报表永久

15教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久

16教研室、研究室正副主任名册长期

17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)长期

18教职工工资调整材料、名册长期

19教职工转正定级材料长期

20教职工校内调动材料长期

21教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)长期

22教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系

介绍信存根)长期

23教职工援外和支援边远地区材料短期

24教职工退职、离职和出国的有关材料长期

25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期

26教职工退休后重新工作的材料长期

27教职工福利工作长期

28教职工商调函件长期

29使用临时工有关材料长期

30人民来信来访材料长期

XZ13 审计

序号类 目 名 称保管期限

1上级有关审计工作的文件长期

2本校审计工作方面的规章制度长期

3审计工作计划、总结、调查报告长期

4报送财务决算审计报告及对学校有关单位审计的报告、结论和决定等材料长期

5审计工作统计年报及重要报表长期

XZ14 武装、保卫

序号类 目 名 称保管期限

1上级有关公安保卫工作的文件长期

2本校公安保卫工作方面的规章制度长期

3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久

4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期

5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期

6要害部门的公安保卫、消防工作长期

7保卫工作简报、消防和综合治理方面的文件材料长期

8上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件长期

9本校武装部职责范围内的规章制度长期

10武装部工作计划、总结、调查报告长期

11武装部工作统计年报及重要报表长期

12复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表长期

XZ15 后勤

序号类 目 名 称保管期限

1上级有关后勤工作的文件短期

2本校后勤部门的规章制度长期

3本校后勤工作计划、报告、调查材料长期

4房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结长期

5防震、防汛、三废治理工作的文件材料长期

6医院工作计划、总结、规定、通知等文件长期

7师生员工健康状况调查材料及统计表永久

8车辆工作的有关文件材料短期

9伙食工作的有关材料短期

10校园绿化工作的有关材料短期

XZ16 档案、图书

序号类 目 名 称 保管期限

1上级有关档案、图书工作的文件 长期

2档案、图书工作的规章制度 长期

3档案、图书工作计划、报告、总结 长期

4档案、图书工作发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久

5档案、图书部门与校外交流的有关材料 长期

6档案馆指南、全宗介绍永久 永久

附件三:

党群类档案二级类目代号简表

DQ

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此

12纪检、监察

13组织

14宣传教育

学生思想政治工作入此

15统战

民主党派材料入此

16工会

教代会、职代会、妇女工作和计划生育材料入此

17团委

学生社团材料入此

附件四:

行政类档案二级类目代号简表

XZ

11 行政综合

学校评估、教代会、校史和学院及各部门综合材料入此

12 人事

师资工作材料入此

13 审计

14 武装、保卫

15 后勤

16 档案、图书

上一条:青岛大学档案部门业务建设规范 下一条:教学类档案工作规范

关闭

总访问量:

版权所有 青岛大学综合档案馆 地址:青岛市宁夏路308号 邮编:266071 电话:0532-85953087 邮箱:dag@qdu.edu.cn
Copyright (C) 2014 www.qdu.edu.cn All Rights Reserved