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青岛大学档案部门业务建设规范
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为加强学校档案部门的业务建设,做到门类齐全,结构合理,管理科学,有效服务,必须实行目标管理,使档案工作各个环节规范化,提高管理水平,更有效地保护及利用档案,为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章制订本规范。

1 档案工作的基本原则

1.1在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属学校档案。

1.2学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

1.3学校应严格实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”即纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

1.4学校应有一位校领导分管档案工作,各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员负责本部门的立卷归档工作。

1.5学校要把档案工作列入学校计划,在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。

1.6学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用先进技术,大力开发档案信息资源,满足学校和社会的需要。

2 档案部门的任务

2.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作。

2.2制订本校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

2.3负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

2.4开展档案的开放和利用工作。

2.5参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

2.6参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

2.7培训全校专(兼)职档案工作人员。

2.8开展档案宣传工作和利用者教育活动。

2.9完成学校领导交办的其他任务。

3 档案部门的制度建设

3.1综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

3.2立卷归档制度,包括校内各部门立卷要求,各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

3.3档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3.4档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

3.5档案统计制度,包括统计时间、项目、内容、办法。

3.6开放档案的利用制度,包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

3.7未开放档案的利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

3.8档案的鉴定制度,包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

3.9档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度,包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

4档案的收集

4.1收集范围

4.1.1学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

4.1.1.1根据《青岛大学档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、人物、声像十二大类文件材料。

4.1.1.2征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。

4.1.1.3校内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

4.1.2并入学校的单位的档案。

4.1.3上级决定由本馆保管的撤销单位的档案。

4.2立卷归档分工

4.2.1部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。

4.2.2学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

4.2.3全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4.2.4立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。

4.2.5临时机构形成的文件材料由临时机构负责立卷、归档。

4.3案卷的质量要求

4.3.1各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

4.3.2卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

4.3.3管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4.3.4专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版、人物、声像档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。

4.3.5在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

4.3.5.1确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。

4.3.5.2对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

4.3.6卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

4.3.7立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

4.3.8卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

4.3.9每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

4.3.10卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

4.3.11案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

4.3.12要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

4.3.13除有特殊要求外,档案的案卷格式和各种表格、规格、用纸应统一。

4.4归档时间和手续

4.4.1党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

4.4.2教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

4.4.3科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4.4.4随时接收上级规定应接收的档案。

4.4.5接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

5 档案的整理

5.1划分全宗

5.1.1档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

5.1.2建国后各校形成的包括各门类和载体的档案,全宗名称不因学校名称变动而改变。

5.2档案的分类、编号、排架

5.2.1档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

5.2.2实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,对库存档案整理、编号,排架组织馆藏。

5.2.3档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度,按各类规范要求确定。

5.2.4档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。

5.3档案检索工具的编制

5.3.1案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。

5.3.2从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:档案馆指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录、机读目录、文件字号索引及资料目录等。

6档案的计算机管理

6.1档案部门应纳入学校自动化信息管理网络,积极开发和利用教育部推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。

6.2计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机,软件编程语言为关系型数据库系统,输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息系统联网要求。

7档案的保管

7.1库房要求

7.1.1库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

7.1.2库房标准温度为14—24℃,标准相对湿度为45—60%。

7.2档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

7.3案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。

7.4案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆均应有档案资料存放标志图、示意图。

7.5档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

8 档案的鉴定和统计

8.1档案部门要按规定进行鉴定

8.1.1档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。

8.1.2在分管校长领导下,档案部门会同有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。

8.1.3销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

8.2档案部门要确定专人负责统计。

8.2.1建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据,按省、市档案部门和学校主管部门的要求及时报送各种报表。

8.2.2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

8.2.3对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

9 档案的开放利用

9.1档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起到领导和有关部门的助手和参谋作用。

9.1.1要充分发扬学校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定期跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。

9.1.2馆内应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。

9.2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

9.3对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放,科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。

9.3.1对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。

9.3.2利用开放档案,对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。

9.3.3开放档案,应另编目录和检索工具,供利用者检索。

9.3.4专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

9.4利用手续

9.4.1凡利用馆藏档案,均应按本馆规定办理利用手续,填写《档案借阅登记簿》,对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。

9.4.2利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留馆存查。

9.4.3对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。

10档案的编研和学术研究

10.1学校档案部门应加强编研工作,对学校档案资料进行研究整理,编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,编写或配合有关部门编写重要参考资料。

10.1.1编研的重要参考资料包括:学校沿革表;历任校领导(含副职)职务名称及任免;学校各种基础数据汇编;年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编);重要档案史料汇编;重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等);重要会议简介等等。

10.1.2档案部门对编纂的各种汇编要注意把关,保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

10.2档案部门应认真组织本单位学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,并起重要作用。

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