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青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)
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关于印发《青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)》和《青岛市机关多媒体档案管理规范(试行)》的通知

青档字[2004]13号

各区(市)档案局、市各有关单位:

随着计算机、数码相机的普及和应用,各单位形成了大量的数码照片和多媒体文件。为做好机关数码照片和机关多媒体文件的归档和管理工作,制定了《青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)》、《青岛市机关多媒体档案管理规范(试行)》两个规范,现印发给你们,望认真贯彻执行。

执行过程中存在的问题,请及时与我局监督指导一处联系。

青岛市档案局

二○○四年三月一日

青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)

1范围

本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。

本规范适用于青岛市各级机关、团体和其他社会组织。

2定义

本规范采用下列定义

2.1数码照片:指用扫描仪、数码照相机等设备获得的,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件。

2.2数码照片档案:国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。

3归档

3.1归档范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。按照数码照片采集渠道可以分为:

3.1.1数码照相机照片:指利用数码照相机拍摄的数码照片。

3.1.2扫描照片:指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。

3.2归档要求

3.2.1形成部门负责对应归档的数码照片进行收集,按规范要求编写文字说明,自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交,并办理移交手续。

3.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素,确切地反映照片的内容。

3.2.3数码照片收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG格式。

3.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上,扫描照片的线数应不低于600dpi。

3.2.5重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档,归档时应标明互见号,格式为:全宗号—目录号—光盘号—照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号—目录号—案卷号—照片号(标注于数码照片的文字说明中)。

3.3移交接收

3.3.1移交、接收检验

数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术环境进行检验,检验项目包括载体是否清洁,是否有划痕;数码照片的真实性、完整性和有效性。合格率应达到100%。

3.3.2移交手续

交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。

4分类

数码照片采用年度分类法,将数码照片按其形成年度分类。

5排列

一组关系密切的数码照片应排列在一起。

6存储

6.1一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。

6.2推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

6.3每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。数码照片光盘应具有如下信息组织结构:

6.3.1说明文件

6.3.1.1文件名:README

6.3.1.2文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。

6.3.1.3文件格式:说明文件为字符文件。每行的左边为标题,右边为说明内容,中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。

6.3.2著录文件

6.3.2.1文件名:DESCRIPT.XML

6.3.2.2文件内容:数码照片文件目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成。

6.3.2.3文件格式:XML文件。

6.3.3数码照片子目录

6.3.3.1目录名:DATA

6.3.3.2目录内容:存放归档的数码照片,数码照片名为光盘号+照片号,光盘号和照片号应各为四位阿拉伯数字,不足四位的在前补“0”。 如1号光盘第6张数码照片应命名为00010006.jpg(数码照相机照片)或00010006.tif(扫描照片),其中第1—4位为光盘号,第5—8位为照片号。

7编目

7.1数码照片光盘封面

光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。封面内容应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等,封面格式见附图一。光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。

7.1.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.1.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.1.3光盘号:按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.1.4全宗名称:立档单位的全称或通用简称。

7.1.5题名:全宗名称+“****年”+ “的数码照片文件”。

7.1.6形成时间:光盘内数码照片的起始年月和终止年月。

7.1.7张数:光盘内数码照片文件数。

7.1.8套别:填写A、B、C。其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存。

7.1.9制作人:制作数码照片光盘的人员姓名。

7.1.10审核人:负责检查数码照片光盘质量的人员姓名。

7.1.11制作时间:制作数码照片光盘的时间。

7.2数码照片光盘目录

数码照片光盘目录应逐张光盘编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片光盘目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、题名、起始年月、终止年月、张数、备注。

7.2.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.2.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.2.3光盘号:按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.2.4题名:全宗名称+“****年”+ “的数码照片文件”。

7.2.5起始年月:光盘内数码照片的最早拍摄年月,用6位阿拉伯数字表示,如200401。

7.2.6终止年月:光盘内数码照片的最晚拍摄年月,用6位阿拉伯数字表示,如200412。

7.2.7张数:光盘内数码照片文件数。

7.2.8备注:注释需要补充和说明的情况。

7.3数码照片文件目录

数码照片文件目录应逐张照片编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、备注。

7.3.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.3.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.3.3光盘号:按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.3.4照片号:一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照片号。

7.3.5文件题名:简明概括的反映数码照片的具体内容,包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。

7.3.6责任者:形成数码照片单位的全称或通用简称。

7.3.7拍摄时间:数码照片的拍摄时间,用8位阿拉伯数字表示,如20040104。

7.3.8摄影者:数码照片的拍摄人。

7.3.9备注:注释需要补充和说明的情况。

8保管

8.1数码照片光盘应一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C。

8.2光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

8.3光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭,不能沿圆形轨边擦拭。

8.4光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放。

8.5光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标记。

8.6光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度应控制在17℃~20℃,相对湿度应控制在35%~45%。

8.7光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。

全宗号

目录号

盘号

套别

数码照片光盘

全宗名称

形成时间

年 月至 年 月

张数

制作时间

制作人

审核人

套别

(附图一)

青岛市机关多媒体档案管理规范(试行)

1范围

本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的多媒体档案的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。

本规范适用于青岛市各级机关、团体和其他社会组织。

2定义

2.1多媒体文件

指用音频、视频设备获得的,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的音频、视频文件。

2.2多媒体档案

指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的多媒体文件。

3归档

3.1归档范围

凡是本单位各项活动中形成的、对于本单位具有长远保存利用价值的多媒体文件均属多媒体档案归档范围。具体包括两个方面:一方面是本单位活动中自己录制形成的多媒体文件,另一方面是新闻部门录制、拍摄的与本单位有关的报道。

3.2归档要求

3.2.1多媒体文件归档时应由录制人编写多媒体档案的文字说明。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景等要素,确切地反映多媒体文件的内容。

3.2.2多媒体文件采取随时归档的办法,由形成部门负责对应归档的多媒体文件进行收集,按规范要求编写说明,自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交,并办理移交手续。

3.2.3多媒体档案收集时应使用统一格式。音频文件应采用MP3格式,视频文件应采用MPEG2格式。

3.3移交接收

3.3.1移交、接收检验

多媒体文件形成部门在移交归档之前应对归档的载体及其技术环境进行检验,检验项目包括检查载体是否清洁,是否有划痕;核实多媒体档案的真实性、完整性和有效性。合格率应达到100%。

3.3.2移交手续

交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。

4分类

多媒体档案采用类别—年度分类法,将多媒体档案首先按其类别分为音频文件、视频文件,同一类别的多媒体档案再按其形成年度分类。

5排列

多媒体档案在其分类的最低类目中按形成时间排列。

6存储

6.1一个类别、一个归档年度的多媒体档案应拷贝至一盘或多盘载体中,不同类别和归档年度的多媒体档案不应存储在一盘载体中。

6.2推荐采用只读光盘作为多媒体档案的保存载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。

6.3每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、多媒体档案子目录。多媒体档案光盘应具有如下信息组织结构:

6.3.1说明文件

6.3.1.1文件名:README

6.3.1.2文件内容:有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、归档年度、形成时间、题名、多媒体档案数、多媒体档案播放时间、制作人、审核人、制作时间、套别。

6.3.1.3文件格式:说明文件为字符文件。每行的左边为标题,右边为说明内容,中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。

6.3.2著录文件

6.3.2.1文件名:DESCRIPT.XML

6.3.2.2文件内容:多媒体档案文件目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成。

6.3.2.3文件格式:XML文件。

6.3.3多媒体档案子目录

6.3.3.1文件名:归档多媒体档案以光盘号+盘内文件顺序号命名。光盘号和盘内文件顺序号应各为四位阿拉伯数字,不足四位的在前补“0”。如光盘号为1的光盘中的第6份多媒体档案应命名为00010006.mp3(音频文件)或00010006.mpg(视频文件),其中第1—4位为光盘号,第5—8位为盘内文件顺序号。

7编目

7.1光盘封面

光盘的包装盒上应加贴多媒体档案光盘封面。封面内容应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、播放时间、件数、类别、套别、制作人、审核人、制作时间等,封面格式见附图一。光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。

7.1.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.1.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.1.3光盘号:每个类别按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.1.4全宗名称::立档单位的全称或通用简称。

7.1.5题名:全宗名称+“关于”+问题+“的录音(录像)”。

7.1.6形成时间:光盘内多媒体文件的起始年月和终止年月。

7.1.7播放时间:光盘内多媒体文件的播放时间,单位为分。

7.1.8件数:光盘内多媒体文件数。

7.1.9类别:填写“视频”或“音频”。

7.1.10套别:填写A、B、C。其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存。

7.1.11制作人:制作多媒体档案光盘的人员姓名。

7.1.12审核人:负责检查多媒体档案光盘质量的人员姓名。

7.1.13制作时间:制作多媒体档案光盘的时间。

7.2多媒体档案光盘目录

多媒体档案光盘目录应逐张光盘编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。多媒体档案光盘目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、题名、起始年月、终止年月、件数、播放时间、备注。

7.2.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.2.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.2.3光盘号:每个类别按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.2.4题名:全宗名称+“关于”+问题+“的录音(录像)”。

7.2.5起始年月:光盘内多媒体文件的最早录制年月,用6位阿拉伯数字表示,如200401。

7.2.6终止年月:光盘内多媒体文件的最晚录制年月,用6位阿拉伯数字表示,如200412。

7.2.7件数:光盘内多媒体文件数。

7.2.8播放时间:光盘中多媒体档案总的播放时间,单位为分。

7.2.9备注:注释需要补充和说明的情况。

7.3多媒体档案文件目录

多媒体档案文件目录应逐件文件编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。多媒体档案文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、盘内序号、文件题名、责任者、录制时间、播放时间、类别、备注。

7.3.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

7.3.2目录号:全宗内所属目录的编号。

7.3.3光盘号:每个类别按形成时间从“1”开始编制流水号。

7.3.4盘内序号:每盘多媒体档案从“1”开始编流水号。

7.3.5文件题名:简明概括的反映多媒体档案的具体内容,包括时间、地点、人物、事由、结果等要素。

7.3.6责任者:形成多媒体档案或反映多媒体内容的单位名称。

7.3.7录制时间:多媒体档案的录制时间,用8位阿拉伯数字表示,如20040104。

7.3.8播放时间:多媒体档案的播放时间,单位为分。

7.3.9类别:标明该多媒体档案是音频文件还是视频文件。

7.3.10备注:注释需要补充和说明的情况。

8保管

8.1数码照片光盘应一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C。

8.2光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

8.3光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出,使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍,可用水或中性清洁剂清洁,如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭,不能沿圆形轨边擦拭。

8.4光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放。

8.5光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上,不得直接在光盘上粘贴标记。

8.6光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离,环境温度应控制在17℃~20℃,相对湿度应控制在35%~45%。

8.7光盘一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。

全宗号

目录号

盘号

套别

多媒体档案光盘

全宗名称

播放时间

形成时间

年 月至 年 月

件数

类别

套别

制作人

审核人

制作时间

(附图一)

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