您当前所在的位置:  首页 >> 档案法规 >> 地方行业法规 >> 正文
背景颜色:        
青岛市机关业务信息数据库
字体【 】  2014-07-18  点击:[]

归档与移交办法(试行)

第一条 为规范机关业务信息数据库归档与移交工作,维护机关业务信息数据库的历史真实面貌,按照国家有关法律法规和相关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称的机关业务信息数据库是指我市各级党委、人大、政府、政协及其所属部门和法院、检察院、人民团体等(以下统称机关)在履行职责和提供服务过程中应用业务信息系统产生和获取的,记录本单位业务工作真实历史面貌,具有长久保存价值的数据信息资源。

第三条 机关业务信息数据库管理部门应按规定做好业务信息数据库的整理和归档工作,机关档案部门应按照集中统一管理的原则,采取统一管理或分室管理等方式集中统一管理本机关归档的业务信息数据库。

第四条 机关业务信息数据库管理部门应定期对业务信息数据库进行归档,归档内容包括:

(一)业务信息中具有凭证和参考作用且有长久保存价值的内容;

(二)业务信息内容及其形成流程的说明文字、图表;

(三)数据结构描述信息;

(四)业务信息采集的依据、方法及使用规则。

第五条 业务信息数据库归档的时间要求。

(一) 业务信息每天或每月更新的应每半年归档一次,归档日原则上为6月和12月的最后一天;

(二) 业务信息每年更新一次的应每年归档一次,归档日原则上为12月的最后一天;

(三) 业务信息几年更新一次的应在更新后归档;

(四) 采用覆盖模式生成的业务数据,归档时间由机关档案部门与相关业务部门确定。

第六条 归档业务信息数据库需采用符合归档要求的载体脱机归档。归档载体应包含以下内容:

(一) 载体根目录内包含类别文件夹(文件夹名:全宗号—目录号)。其中全宗号为同级档案馆给立档单位编制的代号,用阿拉伯数字表示;目录号统一以“100”标识;

(二) 类别文件夹内包含说明文件(文件名:Readme.txt)、封装包文件夹(文件夹名:ERP)、数据文件夹(文件夹名:Data)、其他文件夹(文件夹名:Other);

(三) 说明文件包括全宗号、全宗名称、档案门类、归档年度、内容说明、盘号、硬件环境、软件环境、套别、制作人、审核人、制作时间等内容;

(四) 封装包文件夹(ERP)中保存以业务信息数据库归档时间段为单位建立的电子档案封装包(电子档案封装包在青岛市电子文件归档系统中制作);

(五) 数据文件夹(Data)保存移交数据库中的数据。数据库中需归档的一个数据表应保存为一个或多个XML文件(文件名:数据表名+“_”+文件序号+“.xml”)。多个数据表不能保存为一个XML文件;

(六) 其他文件夹(Other)中保存数据结构描述文件(文件名:Description.txt);

第七条 有关业务信息数据库数据结构描述方面的信息应随同业务信息数据库一并归档。数据结构描述信息主要包括以下内容:

(一) 业务信息数据库各有关数据表中的字段名及其文字说明;

(二) 业务信息数据库各有关数据表内以及表间各字段之间的逻辑关系和计算关系说明;

(三) 其他有关业务信息数据库结构和约束方面的说明性文字。

第八条 业务信息数据库归档应一式三套,一套封存保管(套别代码:A),一套查阅使用(套别代码:B),一套异地保存(套别代码:C)。

第九条 归档业务信息数据库载体上应当标注相关信息。封面(格式见附件1)内容包括全宗号、目录号、归档序号、数据量、密级、全宗名称、起止日期、归档日期、制作人、审核人、套别、硬件环境、软件环境等,封底(格式见附件2)内容包括全宗号、目录号、起止年度、归档序号、光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作软件、制作设备、复制时间等。

(一)全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号,用阿拉伯数字表示;

(二)目录号:统一以“100”标识;

(三)起止年度:业务信息数据库涉及的时间段,如“2001至2010”;

(四)归档序号:归档业务信息数据库在一个归档时间段内从“1”开始以载体为单位的流水编号;

(五)数据量:载体内存储的归档业务信息数据库信息大小,1G以内以“M”为单位,1G以上以“G”为单位;

(六)密级:归档业务信息数据库的保密等级,分为一般、秘密、机密、绝密等;

(七)全宗名称:立档单位的全称或通用简称;

(八)起止日期:归档业务信息数据库涉及的最早日期和最晚日期,如“20120101-20121231”;

(九)归档日期:业务信息数据库归档日期,如:“20120610”;

(十)制作人:业务信息数据库的归档人员姓名;

(十一) 审核人:对归档业务信息数据库进行审核的人员姓名;

(十二) 套别:按照业务信息数据库归档载体套别分别填写A、B、C;

(十三) 硬件环境:制作归档业务信息数据库的计算机、服务器的型号、制造厂商等信息;

(十四) 软件环境:制作归档业务信息数据库的操作系统、相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件)型号和版本等信息;

(十五) 光盘种类:填写光盘的类型,如:“CD”、“DVD”;

(十六) 文件类型:填写“D”;

(十七) 责任者:形成归档业务信息数据库并对其负有责任的单位或个人名称;

(十八) 制作标准:归档业务信息数据库光盘的制作标准(使用其他载体归档的此项暂空);

(十九) 制作软件:制作归档业务信息数据库光盘的软件名称及版本号(使用其他载体归档的此项暂空);

(二十) 制作设备:制作归档业务信息数据库光盘的设备名称(使用其他载体归档的此项暂空);

(二十一) 复制时间:暂空。

第十条 归档业务信息数据库以业务信息数据库归档时间段为单位进行整理。

第十一条 归档业务信息数据库应使用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理系统,将数据目录输入计算机管理,并打印一套纸质目录。数据目录包括归档时间段、盘号、题名、起始日期、终止日期、保管期限、备注等项目。

(一)归档时间段:归档业务信息数据库内容涉及的最早年度和最晚年度;

(二)盘号:归档业务信息数据库在一个归档时间段内从“1”开始以载体为单位的流水编号;

(三)题名:归档业务信息数据库的标题,一般格式为:归档业务信息数据库形成机关+业务信息数据库名称+“第*盘共*盘”;

(四)起始日期:归档业务信息数据库涉及的最早日期,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,月、日不足两位,前加“0”,如:20120101;

(五)终止日期:归档业务信息数据库涉及的最晚日期,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,月、日不足两位,前加“0”,如:20121201;

(六)保管期限:归档业务信息数据库的保管期限,填写“永久”、“长期”或“短期”;

(七)备注:填写需要说明的问题。

第十二条 机关业务信息数据库管理部门向档案部门归档时,应根据移交目录清点核对,并按规定办理相关移交手续。

第十三条 有长久保存价值的归档业务信息数据库应按同级档案行政管理部门的要求,定期移交同级综合档案馆。在以下情况下,档案馆应提前接收。

(一)撤销机关保存的有长久保存利用价值的业务信息数据库;

(二)机关一项独立工作结束后形成的有长久保存利用价值的业务信息数据库。

第十四条 向档案馆移交业务信息数据库时,需要有以下的配套资料:

(一) 移交目录3份;

(二) 进馆说明3份;

(三) 电子档案移交与接收登记表4份。

下一条:青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)

关闭

总访问量:

版权所有 青岛大学综合档案馆 地址:青岛市宁夏路308号 邮编:266071 电话:0532-85953087 邮箱:dag@qdu.edu.cn
Copyright (C) 2014 www.qdu.edu.cn All Rights Reserved