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青岛大学审计档案管理办法
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青大校字[1999]39号

为加强学校审计档案管理,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《教育系统内部审计准则》,结合我校实际情况,制定本办法。

一、审计档案

(一)审计档案是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录。

(二)在审计活动中形成的下列文件和材料,应当分类归入审计档案。

1、审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见,以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

2、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。

3、审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。

4、有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录。

5、与审计项目有关的群众来信和来访记录。

6、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

(三)在审计活动中,禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料(包括拟稿、领导签署意见等),以确保档案字迹清楚,具有耐久性。

(四)审计档案应按项目立卷,一个项目可立一卷或几卷,不得将几个审计项目合并立卷。

跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

(五)审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

第一单元为结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列:

1、向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告;

2、审计决定或审计意见书;

3、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况;

4、有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示;

5、审计报告及审计处审定审计报告的会议纪要;

6、被审计单位对审计报告的书面意见;

7、被审计单位对审计决定的复审申请,对审计决定的申诉材料;

8、有关本项目的通报;

9、移送处理意见书。

第二单元为证明性文件材料,按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列;

10、审计证实问题汇总记录;

11、审计证实问题分项记录;

12、其他审计工作底稿及审计证据。

第三单元为立项性文件材料,按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列;

13、上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见;

14、与审计项目有关的群众来信、来访记录;

15、本项目的审计工作方案;

16、审计通知书。

(六)审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是:正件在前,附件在后;定稿在前,修改稿在后;批示在前,报告在后;重要文件材料在前,次要文件材料在后,汇总性文件材料在前,原始性文件材料在后。

(七)根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。在制订项目审计计划时,审计组组长即应指定专人负责审计档案的立卷归档工作;审计项目实施时,审计人员应及时收集和整理所分工项目的文件及有关材料;审计终结时,由审计组组长指定的负责人对本审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍,并按立卷的规则和方法进行组卷,做到审结卷成。经审计组组长复查后交审计处档案管理人员。

二、其他档案

(一)除审计活动中直接形成的档案外,下列档案也由审计处档案管理人员负责管理;

1、上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知等文件;

2、学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

3、在审计工作会议或审计学术交流会议上,本校代表的发言稿及会议的主要文件;

4、审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制;

5、群众来信、来访记录;

6、其他与审计有关的档案。

(二)上述档案的排列顺序为:

1、请示与批复排列在一起;批复在前,请示在后;

2、正件与附件排列在一起,正件在前,附件在后;

3、正本与定稿(有领导签批的草稿)排列在一起,正本在前,定稿在后。

三、档案的移交

(一)审计处档案管理人员应对移交的项目审计案卷,进行必要的整理,按卷内文件材料排列顺序和内容编写目录,并自目录后第1页起用号码机在右下角按顺序打印上页码。

(二)案卷立好并经验收后于次年六月底前移交学校档案馆,案卷封皮由校档案馆根据有关规定统一制作、填写。

(三)审计档案应为长期保管。存学校档案馆的审计档案借用、归还手续,根据学校档案馆的有关规定办理。

(四)上级部门及学校有关审计工作文件和审计处制定的文件,由审计处档案管理人员根据学校档案馆的规定进行分类立卷,编写目录,并于次年六月底前移交学校档案馆,案卷封皮由学校档案馆统一制作填写。

(五)所有文件副本由审计处档案管理人员收集、整理、装订成册,按顺序打印页码,编写目录,加具封面,负责保管。

(六)所有审计档案及文件副本在送学校档案馆前,由审计处档案管理人员负责档案的保密工作。

四、本办法由审计处负责解释。

五、本办法自发文之日起执行。

一九九九年六月二十九日

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