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青岛大学会计档案管理制度
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青大校字[1999]43号

高校会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是高校综合档案的重要组成部分。

高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计帐簿、会计报表等材料,均属会计档案。

根据省档案局"关于档案工作目标管理"的要求,财务档案必须集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于查阅、开发和利用,并要求会计档案应纳入高校财会部门的管理制度;纳入财会工作计划、规划;纳入财会部门会计人员的岗位责任制。为做好会计档案管理工作,根据山东省档案局的要求和我校实际,特制定本制度。

一、会计档案归档范围的确定原则及主要内容

1、确定原则:

(1)归档的财会文件、材料必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(2)归档的会计档案必须对学校和社会当前与长远利益具有参考价值和凭证作用。

(3)归档的财会文件、资料必须保持其有机联系,并考虑会计档案的类型及特点。

2、主要内容:会计档案的主要内容包括:综合管理资料、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等资料。

二、会计档案的立卷、管理及归档流程

1、学校财务部门在制定会计计划时,要向会计人员布置形成和积累会计材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

2、财务部门的专(兼)职档案员负责督促会计承办人员做好平时材料的保管、收集、整理,确保会计材料的完整、系统、齐全。

3、会计部门将各种记帐凭证按时间顺序整理、组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜,采用两孔一线的装订方法,粗线装订成册,卷内材料左下方对齐,在左侧装订,若装订线处有重要的批注者,须进行贴边处理。

4、案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题简明完整,确切反映卷内材料的内容,包括档案名称、类型、内容、起止日期、责任者等,财会报表及文字档案用毛笔填写,会计凭证等档案可用钢笔填写;卷内目录应用于永久、长期保管的卷宗,按规定格式填写。

5、档案验收,高校档案部门移交会计档案的时间为:当年的会计档案,在年度终了后可暂由财会部门保管三年,期满后的次年六月底前由财会部门的专(兼)职档案员将应归移交的会计档案编制移交目录一式二份交部门领导审核并签字后,连同会计档案集中向学校档案馆(室)办理移交手续。

6、财会部门移交会计档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统,归档材料的排列、编号、书写是否符合要求,凡不符合要求的必须按规定纠正。

三、会计档案的保管

1、会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供借阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、折封、抽换。

2、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类(详见附表)。

3、校内其他会计单位的会计档案,凡是学校综合档案室不收的要自行保管。按照校"会计档案管理制度"进行管理。如按规定保管期限,要销毁会计档案,要书面报告学校综合档案馆,审查批复后,按销毁档案的程序进行销毁。

一九九九年七月九日

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