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青岛大学学生档案管理办法
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青大学字[1994]26号

学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一,为了加强学生档案管理,提高学生档案管理工作水平,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《普通高等学校档案管理办法》制订本办法。

第一条 总则

青岛大学学生档案管理工作实施校、院两级管理体制,学生工作处是学校学生档案管理的主管部门,在主管校长领导下,由学生工作处制订办法并统一组织实施管理。院学生工作办公室具体分管本院学生档案,接受校学生工作处的指导、监督和检查。

第二条 学生工作处对学生档案管理的职责

1. 学生工作处由专人负责学生档案工作,会同学院按时完成与教务处的新生档案交接工作。

2. 对学生学籍变动情况进行登记汇总。协调学院做好档案的重新分类工作。

3. 统一部署、指导各院完成毕业生档案的整理、排序、密封及发放工作。

4. 完成各类材料与学院的交接工作。

第三条 院学生档案管理部门职责

1. 各学院确定一名院领导主管学生档案管理工作,根据院的实际情况,建立院学生档案管理制度,定期研究学生档案管理工作,发挥档案管理在学生工作中的作用。

2. 贯彻执行校学生档案管理工作的政策和规定,接受学生工作处的监督和指导。

3. 负责接收、整理、分类、统计、保管各类学生档案及有关材料。

4. 完成毕业生各类材料的装档发放工作。

5. 配合各部门做好学生档案的查阅工作。

6. 对学生学籍变动情况进行登记,协助学生工作处做好档案重新分类工作。

7. 对失去保存价值的学生档案,应征求学生工作处的同意。造册报经校领导批准,予以销毁,未经鉴定和同意不得销毁任何档案。

8. 未经校学生工作处的同意,不得向无工作关系的个人借阅档案。

第四条 附则

1. 各院可根据本办法制订具体实施细则。

2. 本办法由学生工作处负责解释。

一九九四年十二月十三日

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