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关于做好2014年档案归档工作的通知
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各学院、部门及直属单位:

根据工作安排,今年档案立卷归档工作即将开始,为保证各类应归档文件材料的齐全、完整、按时、有序移交归档,现将有关立卷归档的具体事项通知如下:

一、 文件材料立卷归档的范围

1、2013年1月1日至12月31日学校在党政管理、教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、仪器设备管理、财务管理、出版、产品生产与科技开发等各项活动中形成的对学校和社会有保存价值的各类文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料(含电子文件)。

2、2014届的博士生和硕士生在校期间所有培养材料。

3、2014届本科生和专科生的录取名册、学籍(登记卡、成绩、英语四、六级成绩)、学位等文件材料。

4、2011的财会文件(上级、本校)、报表、帐簿、凭证、工资清册等材料。

5、与学校发展有关的具有保存价值的不同载体的文件材料。

二、立卷归档要求

1、立卷工作实行部门立卷。各部门兼职档案人员要严格按照《青岛大学档案工作规范》的规定,全面收集、规范整理本部门的档案,要注意审查归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(如加盖单位印章、领导人和经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案管理的要求等,确保归档文件材料内容完整,合格有效,保质保量按时完成档案移交任务。

2、加强各类电子文件的收集归档。各部门把相应纸质文件归档后,应将电子文件刻录光盘(一式三张)一并归档。

3、特殊情况的处理。对应归档的文件材料内容不完整或不能按时移交档案的单位,兼职档案员要以书面形式写明情况,陈述理由,经部门负责人签字确认并报学校分管档案工作的领导批准后,交档案馆备案,以保证学校档案馆藏体系符合相关的规定要求。

三、立卷归档的组织及时间安排

各部门要明确分管档案工作的领导和兼职档案员,并请于4月22日前将名单报档案馆,以便组织有关的业务培训。

附件一:2014年各部门档案归档时间安排表。

青岛大学综合档案馆

2014年4月21日

附件一

2014年各部门档案归档时间安排表

类 别

移交时间

学院、部门及直属单位

党群类

行政类

4月22日—

5月5日

纪委、组织部、宣传部、统战部、离退休工作处、党校、发展规划处、图书馆、校医院

5月6日—

5月19日

工会、团委、审计处、保卫处、后勤处、校友办、东校区管理办公室、高职办、各学院综合办

5月22日—

5月30日

党办、校办、人力资源处、招生就业处

教学类

4月22日—

5月5日

研究生处(研究生工作部)

5月6日—

5月19日

学生处(学生工作部)

5月22日—

5月30日

教务处、国家重点实验室

5月22日—

5月30日

体教部、公共外语教学部

7月1日—

12月31日

各学院教科办、思想政治教学部

科研类

5月19日—

5月30日

科研处

产品类

4月22日—

5月5日

后勤集团、校企集团

基建类

4月22日—

5月5日

基建处

设备类

4月22日—

5月5日

资产管理处

出版类

4月22日—

5月5日

学报

4月22日—

5月5日

报社

外事类

4月22日—

5月5日

国际处(港澳台侨办公室)

财会类

4月22日—

4月30日

财务处

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