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关于做好2016年档案归档工作的通知
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关于做好2016年档案归档工作的通知

各学院、部门及直属单位:

根据学校档案工作要求,为保证今年各类应归档文件材料的齐全、完整、按时、有序移交归档,现将有关立卷归档的具体事项通知如下:

一、立卷归档要求

1.纸质档案

(1)按照校党委常委会二届第163号会议纪要精神,各学院的党政联席会议要有规范的记录、纪要,每年都要整理归档,存综合档案馆。

(2)各学院、部门及直属单位兼职档案人员要严格按照《青岛大学档案工作规范》的规定,全面收集、规范整理本部门的档案,要注意审查归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(如加盖单位印章、领导人和经办人签字)、正式公文附件是否齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案管理的要求、卷内目录日期与页码应与内容一致、备考表应提前准备好,确保归档文件材料内容完整,合格有效,保质保量按时完成档案移交任务。

2.电子档案

加强各类电子文件的收集归档,各学院、部门及直属单位把相应纸质文件归档后,应将电子文件刻录光盘(一式三张)一并归档。

3.研究生档案

(1)存档的研究生材料必须为原件,其中成绩单需签字,并加盖学院和研究生处公章。

(2)请按“研究生卷内目录”(校综合档案馆网站下载中心下载)来整理档案顺序并编写卷内目录。

4.本科生档案

(1)主专业与辅修专业成绩单要分开打印归档。

(2)卷内目录电子版与纸质版同时移交。

(3)缓发缓授证书的学生成绩及其他信息需及时更新并归档。

(4)毕业论文题目按班级打印,附在成绩单最后,与成绩单作为一卷编页码,打印卷内目录。

5.设备类档案

采购合同日期在2016年1月1日之后并且发票金额大于等于30万元的设备档案需整理归档,低于三十万元的设备档案自行保管;采购合同日期在2016年1月1日之前的按原规定执行。

6.科研类档案

(1)科研管理性文件在第二年3至5月整理归档;

(2)校、院承办的国际、国内学术会议形成的材料(含照片、光盘等),在一个月后整理归档;

(3)学校团委等举办的重要学术报告、讲座形成的电子和纸质材料(含海报),在第二年3-5月整理归档;

(4) 国家、省、市及学校的科研项目,在结题三个月后整理归档。

7.外事类档案

(1)请按综合、出国、来校、国际合作、留学生分类组卷。相关单位有:国际交流合作处、组织部(领导干部出国)、人力资源处(教职工自费出国)形成的管理性文件和请示、批复,在第二年3至5月整理归档;

(2)国际教育学院的本科和研究生教学档案,以教学年度形成的档案时间为准,在学生毕业三个月之内整理归档。

8.基建类档案

(1)学校基本建设管理过程中形成的管理性(包含上级)有关文件、年度统计报表,在第二年3至5月整理归档;

(2)按工程建设项目竣工的基建档案,在3个月之内整理归档。

9.声像、实物档案

毕业生合影要压模;照片正面上端统一标注:青岛大学2016届xxx专业本(硕)毕业留念;反面附合影人员名单。各部门将往年获得荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等照片及废弃公章均按时整理归档。

10.征集专题档案资料

面向全校广大师生征集学校在各个阶段上的珍贵档案资料。

二、立卷归档注意事项及具体安排

1.立卷归档工作注意事项

(1)现医学部原医学院相关单位的档案仍然移交原医学院档案室保管。

(2)师范学院所属单位的档案仍然移交原师范学院档案室保管。

除以上两种情况外,学校所有档案均移交中心校区综合档案馆保管。

(3)新建的校直属科研机构,请做好档案资料的收整、保管和移交等衔接工作,明年按时交到综合档案馆。

2.立卷归档工作具体安排

因学校综合改革,学院、部门及直属单位变化很大,为理顺档案工作关系,请各学院、部门、直属单位及新建各种机构报送档案工作分管领导和兼职档案员名单, 并请于5月27日前将名单报综合档案馆,以便组织有关的业务培训。

联系人:卢国华

联系电话:85953087

邮箱:Lgh@qdu.edu.cn

附件 1:2016年档案工作分管领导和兼职档案员名单

 

附件2:2016年各部门档案归档时间安排表

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