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关于做好2017年档案归档工作的通知
字体【 】  2017-05-25  点击:[]

 

各学院、部门及直属单位

根据学校档案工作要求,为保证今年各类应归档文件材料的齐全、完整、按时、有序移交归档,现将有关立卷归档的具体事项通知如下:

一、立卷归档要求

1.纸质档案

(1)按照校党委常委会二届第163号会议纪要精神,各学院的党政联席会议要有规范的记录、纪要,每年都要整理归档,存综合档案馆。

(2)各学院、部门及直属单位兼职档案人员要严格按照《青岛大学档案工作规范》的规定,全面收集、规范整理本部门的档案,要注意审查归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(如加盖单位印章、领导人和经办人签字)、正式公文附件是否齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案管理的要求、卷内目录日期与页码应与内容一致、备考表应提前准备好,确保归档文件材料内容完整,合格有效,保质保量按时完成档案移交任务。

2.电子档案

加强各类电子文件的收集归档,各学院、部门及直属单位把相应纸质文件归档后,应将电子文件刻录光盘(一式三张)一并归档。

3.征集专题档案资料

面向全校广大师生征集学校在各个阶段上的珍贵档案资料。

二、立卷归档注意事项及具体安排

1.立卷归档工作注意事项

(1)现医学部原医学院相关单位的档案仍然移交原医学院档案室保管。

(2)师范学院所属单位的档案仍然移交原师范学院档案室保管。

除以上两种情况外,学校所有档案均移交中心校区综合档案馆保管。

(3)新成立的校直属科研单位,请填写附件1:《2017年档案工作分管领导和兼职档案员名单》,并于5月27日前将名单报综合档案馆,以便组织有关的业务培训。相关单位的档案立卷、归档工作按青岛大学档案管理办法执行。

2.具体工作安排见附件2:《2017年各部门档案归档时间安排表》。

 

联系人:苟煜林

联系电话:85953087

邮箱:gouyulin@126.com

 

附件1:2017年档案工作分管领导和兼职档案员名单

附件2:2017年各部门档案归档时间安排表

                                                                                                                                          综合档案馆

                                                                                                                                          2017/5/24

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